Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto reglamentario 1377 de 2013, la empresa PERSPEKTIVA SAS con NIT. 900.801.954-3, adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades comerciales o laborales.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN:
PERSPEKTIVA SAS identificada con Nit. 900.801.954-3, Empresa del sector privado con ánimo de lucro, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio.
2. DEFINICIONES
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Habeas Data: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.
• Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales PERSPEKTIVA tiene una relación comercial.
• Datos Personales: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento de datos: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el Tratamiento de los Datos Personales, PERSPEKTIVA aplicará los principios que se mencionan a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:
• Legalidad: El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley Estatutaria 1266 de 2008 y sus decretos reglamentarios).
• Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada.
• Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.
• Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en PERSPEKTIVA están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo en PERSPEKTIVA.
4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:
4.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias de PERSPEKTIVA:
PERSPEKTIVA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, clientes, proveedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades.
4.2. En relación con el funcionamiento de PERSPEKTIVA
4.2.1. Recurso Humano:
• Administrar y operar, directamente o por conducto de terceros, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
• Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro de PERSPEKTIVA, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
• Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
• Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
• Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
• Planificar actividades empresariales.
4.2.2. Proveedores y Contratistas de PERSPEKTIVA:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de gestión contractual de productos o servicios que PERSPEKTIVA requiera para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente, la evaluación del cumplimiento de nuestras obligaciones, hacer el registro en los sistemas de PERSPEKTIVA y para procesar los pagos efectuados y verificar saldos pendientes.
4.2.2. Clientes de PERSPEKTIVA:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo el proceso de venta de servicios que PERSPEKTIVA realice para su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones, hacer el registro en los sistemas de PERSPEKTIVA, elaboración de contratos entre las partes para fines comerciales, para procesar sus pagos efectuados y verificar saldos pendientes.
4.2.3. Accionistas de PERSPEKTIVA:
El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados de reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de PERSPEKTIVA, Para el pago de dividendos y para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a los accionistas para las finalidades anteriormente mencionadas.
4.2.4. Seguridad en instalaciones de PERSPEKTIVA
El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de PERSPEKTIVA.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES:
5.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a PERSPEKTIVA como Responsable y Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
5.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a PERSPEKTIVA como Responsable y Encargado del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 y la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
5.3. Ser informado por PERSPEKTIVA como Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales del Titular.
5.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y a la Constitución.
5.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
PERSPEKTIVA tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, PERSPEKTIVA hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. PERSPEKTIVA atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.
7. DATOS SENSIBLES:
El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012 y la Ley Estatutaria 1266 de 2008.
En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, PERSPEKTIVA informará al Titular:
• Que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento Cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.
Adicionalmente, PERSPEKTIVA tratará los datos sensibles recolectados bajo estándares de seguridad y confidencialidad correspondientes a su naturaleza. Para este fin, PERSPEKTIVA ha implementado medidas administrativas, técnicas y jurídicas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, clientes y accionistas.
8. DATOS DE MENORES DE EDAD:
Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, PERSPEKTIVA sólo realizará el Tratamiento, correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los
niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales. Cumplidos los anteriores requisitos, PERSPEKTIVA deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR:
PERSPEKTIVA solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por PERSPEKTIVA, tales como:
• Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por PERSPEKTIVA.
• De forma oral, a través de una conversación telefónica o en videoconferencia.
• Mediante conductas inequívocas que permitan concluir que otorgó su autorización, a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos Personales.
NOTA: En ningún caso PERSPEKTIVA asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.
10. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN:
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
10.1. Información requerida por PERSPEKTIVA en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
10.2. Datos de naturaleza pública.
10.3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
10.4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
11. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS:
Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular o sus causahabientes pueden hacer uso del siguiente canal de comunicación:
Correo electrónico: [email protected]
Las peticiones, consultas o reclamos que se reciban a través de este canal serán direccionadas al área respectiva de PERSPEKTIVA responsable del tratamiento.
12. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS:
12.1. Consultas
Se absolverán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
12.2. Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de este Organismo debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante PERSPEKTIVA, a través de cualquiera de los canales de comunicación descritos anteriormente, y éste deberá contener la siguiente información:
12.2.1. Nombre e identificación del Titular
12.2.2. La descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo
12.2.3. La dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite
12.2.4. Los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.
En caso de que PERSPEKTIVA no sea competente para resolver el reclamo presentado ante la misma, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Si el reclamo resulta incompleto, PERSPEKTIVA requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el peticionario presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido de aquél.
Una vez recibido el reclamo completo, PERSPEKTIVA incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, y si no fuere posible responder en dicho término, PERSPEKTIVA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que aquél se atenderá, sin llegar a superar, en ningún caso, los ocho (8) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer término.
13. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN Y PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS DE LA EMPRESA:
La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el punto 4 de la misma.
